La diferencia entre una pyme bien gestionada y una que va de incidencia en incidencia está muchas veces en la due diligence que hace (o no) antes de cerrar contratos con proveedores. Te dejamos la checklist que aplicamos antes de firmar nada relevante.
Verificaciones legales y fiscales
- Existencia legal: escritura de constitución y última actualización del Registro Mercantil.
- Alta censal: modelo 036/037. Confirma que está dado de alta en el epígrafe de actividad correcto.
- Hacienda al corriente: certificado actualizado (máximo 30 días).
- Seguridad Social al corriente: certificado actualizado.
- Poderes del firmante: escritura que acredita que la persona que firma puede hacerlo.
Verificaciones financieras
- Cuentas anuales depositadas: los últimos 3 ejercicios. Mira facturación, beneficio, fondos propios.
- Calificación crediticia: Informa, eInforma, Axesor. Por menos de 50 € tienes una foto fiable.
- Ratios de solvencia: liquidez, endeudamiento, autonomía financiera. Si están en zona roja, alerta.
- Concursos previos / impagos: base de datos de morosos (RAI, ASNEF empresas).
Verificaciones operativas
- Referencias verificables: tres clientes actuales del mismo perfil que el tuyo. Habla con ellos directamente, no sólo emails.
- Capacidad real: visita las instalaciones (en industrial) o haz una demo en profundidad (en servicios).
- Plan de continuidad: qué pasa si su CEO se va, si pierden a su cliente más grande, o si su sistema falla.
Verificaciones RGPD y ciberseguridad
- Acuerdo de tratamiento de datos: obligatorio si maneja datos personales de tus clientes/empleados.
- Política de privacidad publicada: en su web. Si no la tienen, mala señal.
- Certificaciones de seguridad: ISO 27001 si manejan datos sensibles. SOC2 si son SaaS B2B.
- Plan de respuesta ante incidentes: qué harían si sufren una brecha que afecta a tus datos.
Verificaciones de cumplimiento sectorial
Si tu sector tiene normativa específica (sanitario, financiero, alimentario, defensa, etc.), valida que el proveedor tiene los permisos correspondientes:
- Inscripción en registros oficiales del sector.
- Certificaciones obligatorias (HACCP, GMP, ISO sectoriales).
- Auditorías de terceros recientes.
Decisión final: el scoring
Después de las verificaciones, monta un scoring objetivo (criterios + pesos) y compara 2-3 proveedores. La decisión queda documentada y se justifica sola.
Cómo automatizarlo
Si haces due diligence más de 2-3 veces al año, te merece la pena tener un framework con todo esto incluido. En Mia hemos empaquetado el proceso completo en nuestro Framework de onboarding de proveedores: checklist de documentación, plantilla de scoring y flujo de validación editable.